P.A.R.A: Gérer votre cerveau, Second Brain
P.A.R.A est une méthode de gestion de vos connaissance (second brain) “hors de votre cerveau” physique. Autrement dit une manière de classer, organiser toutes les choses que vous connaissez de manière électronique: fichiers, mails, todo lists, etc..
Je propose ici un focus sur le classement P.A.R.A. expliqué en détail dans quelques références ci-dessous.
P.A.R.A est l’acronyme de Project, Area, Ressource et Archive.
- Project: défini tous les projets éléments de travail fini dans le temps auquel vous vous consacrez
- Area: défini toutes les zones d’actions générales, sans fins prévues et donc constantes dans le temps
- Ressource: est la base de données de connaissance externe ou rédigées par vous même en appui aux Projects et Areas.
- Archives: Les anciens projects ou areas trouvent leur place ici.
Quelques références:
- Build a second brain: https://www.buildingasecondbrain.com/
- Quelques jolies notes illustrées par Maggie Appleton
Allons y, les mails d’abord: mise en place
Création de l’environnement
Commençons par créer les éléments constitutifs de nos tris et organisation.
- Une mailbox projet et créons ensuite une sous-mailbox pour chaque projets dont nous nous occupons, que nous soyons en charge ou impliqué, cela ne change pas l’organisation
- Une mailbox area et ses sous-mailbox pour chaque centres d’intérêt actifs, donc pas les vieux projets, tel que l’équipe de foot dont on s’occupait il y a 10 ans… cela se placera dans les archives
- Une mailbox ressource: ou nous pourrons déposer des éléments de références pour chaque projet ou area. Pour ma part, j’y ai créé une sous-mailbox Abonnement, ou je dépose les e-mails d’inscription aux services en ligne. Pas beaucoup plus pour les e-mails car rappeler vous, une boite mail n’a pas vocation de classement de documents.
- Et enfin une mailbox archives: où je déposerai les projets finis, comme justement la mailbox de mon équipe de foot.
Nous allons créer aussi les catégories permettant d’avoir un tri horizontal.
Imaginons que les mailbox soient en tri vertical, chaque mail est classé au bon endroit en fonction du sujet: projet, area etc.. les catégories sont une vue transversale, horizontale orientée action sur ces même e-mails. Il nous faut donc un moyen de les classer dans 2 endroits, selon 2 vues. C’est à cela que servent les catégories.
Nous allons donc créer 4 catégories:
- Waiting: tous les e-mails en attente d’une réponse de quelqu’un seront associés à cette catégorie
- Todo: actions à faire.
- Reply: mails auxquels ont doit répondre
- Onetime: à regarder plus tard… pas d’urgence
Maintenant que notre cadre est prêt, nous pouvons commencer à le remplir.
Commençons donc par le début, le plus urgent, les projets. Créons alors les sous-mailbox pour chaque projets
Ensuite celles des areas, des ressources, les archives éventuelles si on en a déjà identifié.
Le grand tri.
Pour notre grand nettoyage, commençons par vider notre boîte de réception.
Ce travail peut être assez difficile si vous avec plus de 50-100 mails, alors certaines personnes qui en ont 20000, sérieusement, cela devient impossible.
Sur base de l’urgence diminuant avec le temps, nous pouvons considérer que les e-mails vieux de 15 jours et plus, ne sont plus urgents… cela peut varier, mais vraiment si, vous avez laissé traîner un mail urgent, plus de 2 semaines, en général ce ne l’étais pas !
Créons donc un e-mail box, old inbox et déplaçons tous les mails vieux de 2 semaines et plus. Laissons la de côté.
Le vrai grand tri
Allons y, mettez vous au calme, soyez serein, et commencez à regarder votre mailbox, et attribuez-y les catégories, reply, waiting, todo et one time… rien de plus, cela mettra quelques couleurs dans vos e-mails.
Déplacez alors vos e-mails dans les mailboxes adéquates, projets area etc..
Et en quelques minutes, votre boîte de réception devrait être vide.
Mais grâce aux catégories, vos mails “à répondre”, “à agir” sont toujours la et facilement accessible.
Plus tard, avec beaucoup plus de temps, vous pourrez vous occuper de vos vieux mails.
Tout nouveaux mails entrants doit suivre le même chemin.
Tous les soirs en quittant votre ordinateur, votre mailbox doit être vide !!!
Action sur les e-mails
Maintenant vous pouvez travailler, consacrez vous du temps pour revoir vos e-mails à répondre, et agissez.
Des e-mails en attente, revoyez régulièrement et relancer vos partenaires
Et action, parcourez vos todo et faites le travail..
Pour vos fichiers:
Mise en place
Comme pour vos emails, nous allons commencer par créer les différents répertoires. Ici ce sera plus simple, pas de catégories. Même si certains OSes proposent de le faire, ce ne sera pas utile.
Nous allons donc créer les 4 répertoires de base:
- Projects: contenant les sous-répertoires pour tous les projets
- Areas: et ses zone de travail,intérêt
- Ressources: Ici c’est plus clair; classez-y vos documentation, logiciels etc.
- Archives: ben…, les archives donc.
Aspect sécurité: On ne sauve AUCUN mots de passes dans des documents si besoin, utilisez un logiciels à cette fin: Lastpass, 1password, Keypass
De la chance.
J’ai eue de la chance dernièrement, j’ai changé de job, aussi, j’ai recommencé avec des répertoires vides… sinon… il faudra passer à l’étape suivante:
Le grand tri des fichiers
Ici aussi, si vous n’aviez aucun classements, ce n’est pas grave, créez un répertoire Old Documents, et déplacez-y vos anciens ( et actuels) fichiers.
Si vous aviez déjà une ébauche de classement, tant mieux, mais déplacez quand même vos documents…
Et allons-y, libérez vous une bonne heure pour commencer, repérer les documents qui seraient liés à des projets, et classez les dans les répertoires précédemment créées.
Continuez ensuite par les ressources..
Cela commence à s’éclaircir, il ne reste normalement que vos archives et vos areas.
Allons-y pour les areas… mais calmement, pendant quelques jours, car c’est certainement ce type de documents qui sont le moins bien classés. De plus la notion même d’areas, n’est pas toujours claire.
Et au final, après quelques jours, ou semaines, il ne vous restera que les archives dans ce “vieux répertoire”, N’y touchez plus… renommez le simplement en Archives.. et ainsi vos archives sont créées…
La suite.
Bien sur, il faudra garder cela à jour, et bien classer vos fichiers entrants dans le répertoire ad-hoc.
GTD: Omnifocus, Todoist, Notion
Et on recommence… le classement peut, doit également se faire du coté de votre gestionnaire de tâches, peut importe son nom, il faut juste qu’il supporte les projets et sous-projets, ou mieux, les répertoires..
Mais je vous propose de revenir sur ce sujet plus spécifique dans un autre article.
Et j’en profite pour vous rappeler le template Notion que je propose ici et qui évolue constamment.
Mind Map
Et ce ne serait pas complet sans un petit Mind map, bien sur.
